Le métier Secrétaire au Maroc

Présentation du métier: Secrétaire

Souvent attribué à la femme, le métier de secrétaire est un pilier indispensable à l’entreprise. Le mouvement d’émancipation des femmes qui a vu le jour depuis la moitié du XXème siècle vient entre autre clamer haut et fort les qualités de la femme indépendante organisée, bonne communicante et patiente et qui font d’elle l’élément clé de n’importe quels entreprise, cabinet ou d’une administration. On comptait à cette époque plus de 1.7 millions de femmes qui travaillent en tant que sténographes, dactylographes ou secrétaires. Elles assurent l’accueil physique ou téléphonique des visiteurs, des clients et des prestataires extérieurs. Leur mission est également administrative puisqu’elles sont très souvent chargées de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers. Des conventions et marches organisées dans le cadre des National Secretaries Day  adoptent le même slogan de la vague « Raises but not roses »  qui lutte pour l’augmentation du salaire des femmes. Par ailleurs, petit à petit, le métier s’est vu exercer par l’autre parti: celui des hommes mais de manière minoritaire 10%. Cependant, les diverses avancées technologiques  du XXIème siècle posent beaucoup de défis notamment le risque de tomber dans un certain automatisme mécanique. Ainsi, sa formation est devenue plus polyvalente axée sur les besoin de l’entreprise et la maîtrise de l’outil informatique. Le secrétaire est à la fois ce conseiller, cet agenda ou cet aide mémoire. Leur salaire dépend du secteur de travail, de la taille de l’entreprise et de son organisation. D’après the American Association of University Women qui a mené une analyse au près de 15 000 diplômés en 2010, les femmes secrétaires à temps plein gagnent 8 000 dollars moins que les hommes exerçant le même métier. Si elles gagnent en moyenne 34,304 dollars en 2010, pour les hommes c’est 39,641 dollars.

Les responsabilités principales d’un Secrétaire

La mission du secrétaire nécessite une grande polyvalence. Rattachée à un chef de service ou à un responsable de son entreprise, une secrétaire doit:
• accueillir et orienter les visiteurs
• gérer les appels téléphoniques
• recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails
• assurer le classement et l’archivage des dossiers qui lui sont confiés
• tenir à jour l’agenda de son service
• préparer les déplacements
• organiser des réunions
• assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.

Comment devenir un bon Secrétaire ?

Aptitudes personnelles et professionnelles recommandées

Ce métier s’exerçant principalement au bureau, requiert beaucoup de patience, de longues heures de travail et d’organisation. Il faut pouvoir maîtriser:

• les compétences fondamentales en rédaction et communication
• le sens du relationnel et celui de l’écoute
• le travail sous pression
• l’anglais indispensable si l’on désire travailler à l’échelle internationale au niveau de firmes internationales par exemple
• une bonne culture générale et un suivi de l’actualité mondiale
• des bases en management, gestion et comptabilité
• le travail en équipe
• l’intégrité et la discrétion surtout quand il s’agit d’informations confidentielles
• une maîtrise des logiciels bureautiques et des nouvelles technologies.

Les formations

Le métier de secrétaire est accessible par le biais d’un diplôme de niveau bac à bac+3 tel que:

• un bac professionnel gestion-administration
• un diplôme en tant qu’assistant de manager ou assistant de gestion PME-PMI ( Project Management Institute, une association professionnelle à but non lucratif qui propose des méthodes de Gestion de projet)
• une licence juridique, en gestion des entreprises et des administrations ou en gestion administrative et commerciale
• une licence en management ou en économie

Il est possible de travailler au niveau de cabinets comptables, de banques, sociétés de construction, institutions caritatives, hôpitaux, de sociétés d’assurances ou d’organismes de gestion des pouvoirs publics locaux et centraux.

Un secrétaire peut voir sa carrière évoluer vers les postes d’assistant de direction ou d’assistant de gestion dans une PME-PMI. Le métier d’assistant administratif sera classé parmi les premières occupations des femmes actives dans les horizons de 2020. D’après le Labor Department projects plus de 493,000 postes seront crées d’ici la prochaine décennie.

Les opportunités au Maroc pour le métier de Secrétaire

L’UNPA (Union nationale des professionnels de l’assistanat) tend à expliquer les défis du métier au Maroc. Le marché devient de plus en plus exigeant et doit s’adapter aux nouvelles technologies.

Le métier reste aussi très fortement sous-évalué surtout que les perspectives d’évolution de carrière au Maroc sont très limitées. Le salaire dans une entreprise ou un petit cabinet varie entre 2500 dhs pour débutants à 4000 dhs, voire 4500 dhs au meilleur des cas. Il faut plutôt s’orienter vers les multinationales et créer son propre réseau. Ainsi la formation des secrétaires au Maroc est de plus en plus exigeante et impose la maîtrise de l’anglais et des affaires internationales.

Ressources gratuites pour exceller en tant que Secrétaire

• le guide des secrétaires: http://medias.dunod.com/document/9782100575541/Feuilletage.pdf
• cours en comptabilité: https://www.doc-etudiant.fr/Gestion/Comptabilite/Cours-Comptabilite-generale-22326.html
• cours sur la maîtrise de l’outil de bureautique: https://openclassrooms.com/fr/courses/3703911-evaluer-sa-maitrise-des-outils-bureautiques
• plateforme: http://www.pearltrees.com/tictactoe_maude/trucs-astuces-e-secretariat/id6866818#l153
• cours secrétariat bureatique: https://cours.toucharger.com/fiches/cours/secretariat-bureautique-complet/398.htm